Create Content Organizer rules to route documents

Denne artikel indeholder

• Før du opretter regler: Første trin

• Forstå, hvordan dokumenter distribueres

• Opret regler for at distribuere dokumenter

Før du opretter regler: Første trin

Før du opretter regler for distribution af dokumenter, skal du følge flere vigtige trin.

1. Aktivere funktionen Liste over indhold.

2. Opret biblioteker og mapper, som dokumenter skal distribueres til. Det kan være en god ide at oprette mapper til hver type dokument, du distribuerer. Du kan f.eks. oprette et bibliotek udelukkende til e-mail-poster eller Excel-regneark. Du kan få mere at vide om, hvordan du opretter biblioteker, under Opret et dokumentbibliotek i SharePoint.

3. Indholdstyper skal knyttes til dokumenter, der skal distribueres. I dem kan indholdstypen være en del af de kriterier, der bestemmer den endelige placering, hvor et dokument gemmes.

Toppen af siden

Forstå, hvordan dokumenter distribueres

Du kan distribuere dokumenter til et bibliotek eller en mappe på et datacenterwebsted eller en anden type SharePoint-websted. Biblioteket til indlevering, som oprettes automatisk, når du aktiverer funktionen Liste over indhold, fungerer som standardplaceringen. Processen til dokumentdistribution består af flere elementer:

• Målbiblioteker og -mapper    Indholdsbehandlere eller dataadministratorer opretter manuelt biblioteker og mapper, hvor dokumenter skal distribueres, og angiver disse biblioteker som destinationsbiblioteker.

• Webstedsindholdstyper    Hvert dokument skal have en indholdstype, og brugerne kan tilføje relevante webstedsindholdstyper manuelt til destinationsbiblioteker.

• Bibliotek til indlevering    Dokumenter, der ikke stemmer overens med en regel, eller som mangler påkrævede metadata, sendes til biblioteket til indlevering, så brugerne kan angive påkrævede metadata. Eller du kan konfigurere Liste over indhold, så alle overførte dokumenter sendes midlertidigt til biblioteket til indlevering.

  Bemærk!: Biblioteket til indlevering er beregnet som en "catch-all" for de elementer, der ikke matcher nogen regel. Det er designet som en midlertidig placering og ikke som et permanent samarbejdswebsted.

• Liste over dokumentregler    Dette er en samling af alle routingreglerne. Indholdsbehandlere eller dataadministratorer besøger denne liste for at oprette, administrere og få vist routingregler.

Følgende diagram viser, hvordan dokumenter og mails distribueres baseret på mødespecifikke kriterier, og hvordan dokumenter, der mangler oplysninger, returneres til biblioteket til indlevering.

Toppen af siden

Opret regler for at distribuere dokumenter

For hver posttype, du føjer til listen Postdistribution, skal du angive en posttitel og beskrivelse. Du kan også angive placeringen på det websted, hvor posten er gemt. For at sikre, at alle relevante poster dirigeres til den relevante placering, kan du angive alternative navne for posttypen.

1. Gå til det websted, hvor du vil oprette regler for liste over indhold.

2. På panelet Hurtig start skal du vælge Mere for at få vist indstillingerne for webstedsindhold.

3. Vælg Indstillinger på menulinjen Apps.

4. På siden Indstillinger for websted under sektionen Webstedsadministration skal du vælge Regler for liste over indhold.

5. Vælg Tilføj i Klik for at tilføje et nyt element på siden Regler for liste over indhold.

6. I sektionen Regelnavn skal du angive et navn, der beskriver reglens betingelser og handlinger.

7. I sektionen Regelstatus og prioritet skal du vælge Aktiv for at anvende reglen på indgående indhold. Vælg derefter en prioritet for at afgøre, hvordan indhold distribueres, skal det matche mere end én regel for liste over indhold.
   Hvis du ikke vil have, at denne regel skal gælde for indgående indhold, skal du vælge Inaktiv.

8. Knyt reglen til en indholdstype i sektionen Indholdstype for indsendelse . Ved at gøre dette angives indsendelser til Listen over indhold med den valgte indholdstype, og egenskaber, der bruges i reglens betingelser, identificeres.

   • Vælg den relevante indholdsgruppe. Den gruppe, du vælger, bestemmer de indholdstyper, du kan vælge mellem i næste trin.

   • Vælg den relevante indholdstype.

   • Hvis den indholdstype, du har valgt, har et andet navn på et andet SharePoint-websted, skal du markere afkrydsningsfeltet under Alternative navne. Angiv derefter det navn, der bruges på det andet websted, i det angivne felt, og vælg Tilføj. Navne på alternative indholdstyper vises på listen nedenunder.

9. I sektionen Betingelser skal du vælge de betingelser, som en indsendelses egenskaber skal opfylde for reglen. Det kan f.eks. være, at du ønsker, at reglen skal gælde for alle dokumenter, der har ordet "budget" i titlen. Hvis du vil tilføje flere betingelser, skal du vælge linket Tilføj en anden betingelse .

   Bemærk!: De egenskaber, der er tilgængelige fra rullelisten Egenskab , varierer afhængigt af den indholdstype, du valgte i trin 6.

10. I sektionen Placering af destination skal du angive eller gå til en placering for at placere indhold, der svarer til reglen. Hvis du vil gruppere lignende dokumenter i mapper, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret automatisk en mappe . Hvis du f.eks. har en egenskab, der viser alle dokumenter for projekter i organisationen, kan du tvinge Liste over indhold til at oprette en separat mappe til hvert projekt.

    Bemærk!: Reglerne for Liste over indhold er beregnet til at distribuere dokumenter til forskellige placeringer. Vi understøtter ikke brug af regler til at sende filer igen til den samme placering under samarbejde.

Toppen af siden