Create Content Organizer rules to route documents

En este artículo

• Antes de crear reglas: Primeros pasos

• Comprender cómo se enrutan los documentos

• Crear reglas para enrutar documentos

Antes de crear reglas: Primeros pasos

Antes de crear reglas para redirigir documentos, debe seguir varios pasos importantes.

1. Activar la característica organizador de contenido.

2. Cree bibliotecas y carpetas a las que desee redirigir los documentos. Es posible que desee crear carpetas para cada tipo de documento al que vaya a redirigir. Por ejemplo, cree una biblioteca solo para registros de correo electrónico u hojas de cálculo de Excel. Para obtener información sobre cómo crear bibliotecas, vea Crear una biblioteca de documentos en SharePoint.

3. Los tipos de contenido deben estar asociados a documentos que se van a enrutar. En ellos, el tipo de contenido puede formar parte de los criterios que determinan la ubicación final donde se almacena un documento.

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Comprender cómo se enrutan los documentos

Puede redirigir documentos a una biblioteca o carpeta en un sitio del Centro de registros o en cualquier otro tipo de sitio de SharePoint. La biblioteca de entregas, que se crea automáticamente al activar la característica Organizador de contenido, actúa como la ubicación predeterminada. El proceso de enrutamiento del documento se compone de varios elementos:

• Bibliotecas y carpetas de destino    Los administradores de contenido o los administradores de registros crean manualmente bibliotecas y carpetas donde se deben redirigir los documentos y designan estas bibliotecas como bibliotecas de destino.

• Tipos de contenido de sitio    Cada documento debe tener un tipo de contenido y los usuarios pueden agregar manualmente los tipos de contenido de sitio adecuados a las bibliotecas de destino.

• Biblioteca temporal    Los documentos que no coinciden con una regla o que faltan metadatos obligatorios se envían a la biblioteca temporal para que los usuarios puedan escribir los metadatos necesarios. O bien, puede configurar el organizador de contenido para que todos los documentos cargados se enrute temporalmente a la biblioteca temporal.

  Nota: La biblioteca de entregas está pensada como un "conjunto de elementos" para aquellos elementos que no coinciden con ninguna regla. Está diseñado como una ubicación temporal y no como un sitio de colaboración permanente.

• Lista de reglas de documento    Se trata de una colección de todas las reglas de enrutamiento. Los administradores de contenido o los administradores de registros visitan esta lista para crear, administrar y ver reglas de enrutamiento.

El siguiente diagrama muestra cómo se enrutan los documentos y mensajes de correo electrónico según criterios específicos y cómo se devuelven a la biblioteca desplegable los documentos que faltan información.

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Crear reglas para enrutar documentos

Para cada tipo de registro que agregue a la lista Enrutamiento de registros, especifique un título y una descripción del registro. También puede especificar la ubicación en el sitio donde se almacena el registro. Para asegurarse de que todos los registros relevantes se redirigen a la ubicación adecuada, puede especificar nombres alternativos para el tipo de registro.

1. Vaya al sitio para el que desea crear reglas del organizador de contenido.

2. En el panel Inicio rápido, para ver las opciones de Contenido del sitio , seleccione Más.

3. En la línea de menú Aplicaciones, selecciona Configuración.

4. En la página Configuración del sitio , en la sección Administración del sitio , seleccione Reglas del organizador de contenido.

5. En la página Reglas del organizador de contenido , en Haga clic para agregar un nuevo elemento, seleccione Agregar.

6. En la sección Nombrede regla, escriba un nombre que describa las condiciones y acciones de la regla.

7. En la sección Estado y prioridad de la regla, para aplicar la regla al contenido entrante, seleccione Activo. A continuación, seleccione una prioridad para determinar cómo se enruta el contenido si coincide con más de una regla del organizador de contenido.
   Si no quiere que esta regla se aplique al contenido entrante, seleccione Inactivo.

8. En la sección Tipo de contenido del envío , asocia la regla a un tipo de contenido. Al hacerlo, los envíos al organizador de contenido se etiquetan con el tipo de contenido seleccionado y se identifican las propiedades que se usan en las condiciones de la regla.

   • Seleccione el grupo de contenido adecuado. El grupo que seleccione determinará los tipos de contenido entre los que puede elegir en el paso siguiente.

   • Seleccione el tipo de contenido adecuado.

   • Si el tipo de contenido que ha seleccionado tiene un nombre diferente en otro sitio de SharePoint, en Nombres alternativos, seleccione la casilla. A continuación, en el campo proporcionado, escriba el nombre que se usa en el otro sitio y seleccione Agregar. Los nombres de los tipos de contenido alternativos aparecen en la lista de debajo.

9. En la sección Condiciones , selecciona las condiciones que deben cumplir las propiedades de un envío para la regla. Por ejemplo, puede que quiera que la regla se aplique a todos los documentos que tengan la palabra "presupuesto" en el título. Para agregar más condiciones, seleccione el vínculo Agregar otra condición .

   Nota: Las propiedades disponibles en la lista desplegable Propiedad varían según el tipo de contenido que seleccionó en el paso 6.

10. En la sección Ubicación de destino , escriba o busque una ubicación para colocar el contenido que coincida con la regla. Para agrupar documentos similares en carpetas, active la casilla Crear automáticamente una carpeta . Por ejemplo, si tiene una propiedad que enumera todos los documentos de los proyectos de su organización, puede obligar al organizador de contenido a crear una carpeta independiente para cada proyecto.

    Nota: Las reglas del organizador de contenido están pensadas para redirigir documentos a diferentes ubicaciones. No se admite el uso de reglas para volver a publicar archivos en la misma ubicación durante la colaboración.

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