建立內容組合管理規則以傳閱文件

本文內容

• 建立規則之前：第一個步驟

• 了解文件的路由方式

• 建立規則以傳送檔

建立規則之前：第一個步驟

建立文件路由規則之前，您必須遵循幾個重要步驟。

1. 啟用 [內容召集人] 功能。

2. 建立您要將檔案路由至的文件庫和資料夾。 您可能會想要為您要路由的每種檔案類型建立資料夾。 例如，為電子郵件記錄或 Excel 電子表格建立文檔庫。 若要瞭解如何建立文檔庫，請參閱 在 SharePoint 中建立文檔庫。

3. 內容類型必須與要路由的文件相關聯。 在其中，內容類型可以是決定檔儲存位置之最終位置之準則的一部分。

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了解文件的路由方式

您可以將檔案路由至記錄中心網站或其他任何類型的 SharePoint 網站中的文件庫或資料夾。 當您啟用 [內容召集人] 功能時自動建立的 [下拉式清單] 文檔庫可做為預設位置。 檔案路由程式由數個元素組成：

• 目標文件庫和資料夾    內容監管者或記錄管理員會手動建立應傳送檔的文件庫和資料夾，並將這些文檔庫指定為目標文檔庫。

• 網站內容類型    每份文件都必須有內容類型，而且使用者可以手動在目標文檔庫中新增適當的網站內容類型。

• 捨棄文檔庫    不符合規則或缺少必要元數據的檔會傳送到 [下拉式清單] 文檔庫，讓使用者可以輸入必要的元數據。 或者，您可以設定 [內容召集人]，讓所有上傳的文件暫時傳送到 [暫時關閉] 文檔庫。

  附註: 下拉式文檔庫是針對不符合任何規則的專案，做為「全部抓取」。 其設計為暫時位置，而非永久共同作業網站。

• 檔案規則清單    這是所有路由規則的集合。 內容監管或記錄管理員瀏覽此列表以建立、管理及檢視路由規則。

下圖顯示如何根據會議特定準則傳送檔和電子郵件訊息，以及遺失資訊的檔如何傳回到 [下拉式清單] 文檔庫。

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建立規則以傳送檔

針對您新增至 [記錄路由] 列表的每一種記錄類型，指定記錄標題和描述。 您也可以在儲存記錄的網站中指定位置。 若要確保所有相關記錄都路由至適當的位置，您可以指定記錄類型的替代名稱。

1. 瀏覽至您要建立 [內容召集人] 規則的網站。

2. 在 [快速啟動] 面板上，若要查看 [ 網站內容 ] 選項，請選 取 [更多]。

3. 從 [應用程式] 功能選單欄中，選 取 [設定]。

4. 在 [ 網站設定] 頁面的 [ 網站管理] 區 段底下，選取 [ 內容召集人規則]。

5. 在 [ 內容召集人規則] 頁面的 [ 按兩下以新增專案] 中，選取 [ 新增]。

6. 在 [ 規則 名稱] 區段中，輸入描述規則條件和動作的名稱。

7. 在 [ 規則狀態與優先順序] 區段中，若要將規則套用至內送內容，請選取 [ 使用中]。 然後，選取一個優先順序，決定如果內容與多個內容召集人規則相符時的路由方式。
   如果您不希望此規則套用至內送內容，請選取 [ 非使用中]。

8. 在 [ 提交內容類型 ] 區段中，將規則與內容類型建立關聯。 如此一來，提交給 [內容召集人] 的內容會標示為選取的內容類型，並識別規則條件中所使用的內容。

   • 選取適當的內容群組。 您選取的群組會決定您可以在下一個步驟中選擇的內容類型。

   • 選取適當的內容類型。

   • 如果您選取的內容類型在另一個 SharePoint 網站上有不同的名稱，請在 [ 替代名稱] 底下選取複選框。 然後在提供的欄位中，輸入其他網站上使用的名稱，然後選取 [ 新增]。 替代內容類型的名稱會顯示在下方的清單中。

9. 在 [ 條件] 區 段中，選取規則必須符合提交屬性的條件。 例如，您可能會希望規則套用至標題中含有「budget」一詞的所有檔。 若要新增更多條件，請選取 [ 新增其他條件 ] 連結。

   附註: [ 屬性 ] 下拉式清單中提供的屬性會根據您在步驟 6 中選取的內容類型而有所不同。

10. 在 [ 目標位置 ] 區段中，輸入或流覽至位置以放置符合規則的內容。 若要將類似的檔案群組在資料夾中，請選取 [自動建立資料夾 ] 複選框。 例如，如果您的屬性會列出貴組織中專案的所有檔，您可以強制 [內容召集人] 為每個專案建立個別的資料夾。

    附註: [內容召集人] 的規則旨在將檔傳送到不同的位置。 我們不支援在共同作業期間使用規則將檔案重新張貼到相同位置。

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